Obradom przewodniczyli Przewodniczący Komisji Koordynacyjnej UPI prorektor UW prof. dr hab. Jan Madey i prof. dr hab. Marek Kręglewski.

Spotkanie otworzył prof. dr hab. Jan Madey.

Powitał zaproszonych przedstawicieli: Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Uniwersytetu Wrocławskiego, Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Uniwersytetu Łódzkiego, Uniwersytetu Jagiellońskiego, Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, Uniwersytetu Szczecińskiego, Uniwersytetu Gdańskiego, Uniwersytetu Warmińsko - Mazurskiego, Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego, Uniwersytetu Opolskiego, Uniwersytetu w Białymstoku, Uniwersyetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie.

Uniwersytet Warszawski reprezentowany był przez prof. dr hab. J. Madeya.

Zebrani przyjęli następujący porządek obrad.

Porządek obrad:

Godz.10.30 - 13.00 część przedpołudniowa obrad (częściowo w języku angielskim)

1. Otwarcie obrad i powitanie uczestników
2. Informacje bieżące - Komisja Koordynacyjna UPI jako Steering Board projektu NET
3. Modele współdziałania uniwersytetów w zakresie informatyzacji. Przedstawienie projektu założeń konsorcjum uniwersytetów polskich - prof. dr hab. M. Kręglewski
4. Wystąpienie przedstawiciela konsorcjum LADOK (Szwecja) p. S. Bergulanda
5. Wystąpienie przedstawiciela Uniwersytetu Warwick (Wielka Brytania) p. D. Halla
6. Dyskusja

Godz. 14.00 - 16.30 część popołudniowa obrad (w języku polskim)

7. Wybory sekretarza akademickiego UPI
8. Przedstawienie postępów nad projektem USOS w ramach projektu NET - dr hab. Janina Mincer - Daszkiewicz (Uniwersytet Warszawski)
9. Opinia na temat kwestionariusza inwentaryzacji zasobów informatycznych uniwersytetów
10. Wolne głosy i wnioski

Ad.2. Prof. dr hab. M.Kręglewski zaproponował aby Komisja Koordynacyjna UPI stała się komitetem sterującym, który będzie przyjmował ostateczne sprawozdania z wykonania programu NET oraz będzie informował wszystkie Uniwersytety polskie o postępach w jego realizacji. Dodał również, że decyzja taka wymaga zgody wszystkich uczestników spotkania. Poinformował, iż z punktu widzenia realizacji programu TEMPUS, którego partnerami są uczelnie zagraniczne, zgodnie z nomenklaturą tegoż programu do komitetu sterującego powinni być dołączeni przedstawiciele uczelni zagranicznych czyli goście zaproszeni na obecne spotkanie: p. S. Berglund - przedstawiciel konsorcjum LADOK ze Szwecji, oraz przedstawiciel Uniwersytetu Warwick z Wielkiej Brytanii p. D. Hall.

Prof. dr hab. J. Madey poddał pod głosowanie powyższą propozycję. Propozycja ta została przyjęta jednogłośnie.

Prof. dr hab. M. Kręglewski poinformował o istnieniu grupy działającej w ramach komitetu sterującego, która bezpośrednio nadzoruje postępy projektu NET. W skład tej grupy powołano 5 osób - przewodniczący: prof. M. Kręglewski. Decyzją tej grupy zaproszono do udziału w pracach grupy sterującej p. prorektor UŁ prof. dr hab. W. Krajewską.

Ad.3. Prof. dr hab. M. Kręglewski przedstawił projekt założeń konsorcjum uniwersytetów polskich na rzecz informatyzacji.

1. Cele konsorcjum:

• tworzenie, utrzymanie i rozwijanie systemów informatycznych wspierających zarządzanie uczelnią, a w szczególności systemów obsługi studentów;
• serwisowanie systemów informatycznych;
• szkolenie uczelnianych administratorów systemów informatycznych;

2. Korzyści:

• ujednolicenie oprogramowania;
• ułatwienie przekazywania informacji pomiędzy uczelniami w warunkach rosnącej mobilności studentów;
• obniżenie kosztów jednostkowych tworzenia nowego oprogramowania;
• stworzenie standardów jakości w zakresie informatycznego wspomagania zarządzania uczelnią.

3. Sposób realizacji:

• podpisanie umowy powołania konsorcjum;
• powołanie organów konsorcjum;
• powołanie zespołu informatycznego przy jednej z uczelni pracującego na rzecz konsorcjum;

4. Organy konsorcjum i ich podstawowe zadania:

1. coroczne spotkanie członków konsorcjum (decyzje podejmowane większością głosów przy określeniu liczby głosów każdego członka konsorcjum):

• zatwierdzanie rocznego sprawozdania zarządu
• zatwierdzanie bilansu rocznego
• wybór rady nadzorczej i przewodniczącego rady
• zatwierdzanie nowych członków konsorcjum
• przyjęcie budżetu na kolejny rok finansowy
• określanie szczegółowego wkładu finansowego członków określonego parametrycznie w umowie konsorcjum

2. rada nadzorcza (roczna kadencja, 7 - 11 członków, przedstawiciele wszystkich typów uczelni ze względu na wagę ich głosów w corocznym spotkaniu):

• określenie kierunków działań konsorcjum
• zatwierdzanie rocznego budżetu
• plan działań rocznych wynikający z przyjętego budżetu
• przygotowanie sprawozdań rocznych i bilansu
• umowy z dostawcami

3. zarząd:

• nadzór nad pracami zespołu informatycznego
• wybór szczegółowych zadań wynikających z oczekiwań użytkowników systemów
• określanie harmonogramów i rankingu działań
• przygotowanie projektu budżetu
• zarządzanie środkami konsorcjum
• przygotowanie analiz efektywności wykorzystania środków finansowych i rzeczowych

4. zespoły robocze:

• powoływane ad hoc przez zarząd dla realizacji określonego projektu
• pracujące w ścisłym współdziałaniu z zespołem informatycznym

5. Zasady udziału w pracach konsorcjum:

• pełna kontrola nad decyzjami finansowymi i majątkowymi konsorcjum przez członków konsorcjum
• zasada dobrowolności umożliwiająca wycofanie się z konsorcjum po poinformowaniu na piśmie o decyzji i uregulowaniu wszelkich zobowiązań wobec konsorcjum
• współfinansowanie konsorcjum proporcjonalne do wielkości uczelni
• zróżnicowane liczby głosów na spotkaniu rocznym wynikające z wielkości wkładu finansowego (np. 5, 3 lub 1 głos)
• systematyczna analiza korzyści wynikających z przynależności do konsorcjum
• w wypadku podjęcia przez roczne spotkanie członków konsorcjum decyzji o rozwiązaniu podział majątku konsorcjum proporcjonalny do wniesionych nakładów

6. Szczegółowe zadania zespołu informatycznego:

• tworzenie jądra systemów informatycznych
• poprawianie zauważonych błędów
• tworzenie aplikacji lub nadzór nad aplikacjami wykonywanymi przez zespoły robocze
• asysta techniczna i szkolenia
• proponowanie nowych projektów
• przyjęcie odpowiedzialności za tworzenie i rozwój interfejsów do innych systemów
• przygotowanie wszelkich informacji i materiałów dla zarządu koniecznych do podjęcia decyzji
• zapewnienie pomocy on-line dla wszystkich członków konsorcjum
• nadzór nad prawami autorskimi powstałego w konsorcjum oprogramowania

W uzupełnieniu prof. dr hab. J. Madey przedstawił różne modele rozwiązań i sposób funkcjonowania tego typu systemów na świecie.

W trakcie dyskusji zwrócono uwagę na następujące problemy:

• możliwość przyjmowania nowych członków do UPI i do konsorcjum (możliwość rozszerzenia po "okrzepnięciu "),
• relacje między zadaniami konsorcjum i UPI: konsorcjum ma zapewnić zaplecze techniczne do rozwijania systemów informatycznych, natomiast UPI powinno zająć się koordynacją przy zakupach sprzętu, baz danych, czasopism elektronicznych. Na spotkaniu w Cieszynie zlecono UPI zebranie informacji odnośnie istniejących baz danych, istniejących czasopism elektronicznych i aby stworzyć w oparciu o biblioteki konsorcjum, gdzie aktywnymi członkami konsorcjum byliby dyrektorzy bibliotek.
• projekt budżetu powinien przygotowywać zarząd, a rada nadzorcza powinna go zatwierdzać.
• współdziałanie z prawnikami przy ustaleniu zasad działania konsorcjum jest konieczne.
• zapoznanie się z oprogramowaniem do zarządzania majątkiem uczelni przy MIT, który pierwszy wprowadził tego typu program. Można by również uzyskać dostęp do tego programu przystępując do ogólnoświatowego konsorcjum uczelni.

Prof. dr hab. M. Kręglewski - poinformował o pracach nad zintegrowanym systemem wprowadzanym w UAM: informatyzacji podlegają wszystkie sprawy finansowe, księgowe, kadrowe, płac, zakupów materiałów, ewidencji majątku, według harmonogramu pierwszy duży moduł będzie oddany na początku lipca, kolejne moduły będą dołączane sukcesywnie. Oprogramowanie to będzie własnością uniwersytetu i będzie mogło być udostępniane innym uczelniom. Przewidziane są szkolenia dla wdrożenia tego systemu.

Rektor Uniwersytetu Warszawskiego prof. Węgleński - powitał uczestników zebrania i wyraził nadzieję na pozytywne oddziaływanie porozumienia UPI, a w przyszłości konsorcjum, na współpracę między specjalistami, co pozwoli wprowadzić system informatyczny akceptowany przez wszystkie uczelnie.

Godzina 11.45 - powitanie gości.

Ad.4 Wystąpienie przedstawiciela konsorcjum LADOK (Szwecja) p. S. Bergulanda - prezentacja w języku angielskim.

Ad.5 Wystąpienie przedstawiciela Uniwersytetu Warwick (Wielka Brytania) p. D. Halla - prezentacja w języku angielskim.

Ad.6 W dyskusji udział wzięli: p. S. Berguland, p. D. Hall, prof. dr hab. J. Madey, prof. dr hab. W. Krajewska, prof. dr hab. M. Kręglewski, prof. dr hab. W. Froncisz (dyskusja w języku angielskim).

Przerwa od godziny 13.00.

Po przerwie - godzina 14.00.

Ad.7 Prof. dr hab. J. Madey zgłosił kandydaturę prof. dr hab. M. Kręglewskiego na sekretarza akademickiego UPI. Kandydatura została przyjęta jednogłośnie.

Ad.8 Dr Janina Mincer - Daszkiewicz przedstawiła postępy w pracach nad projektem USOS w ramach projektu NET.

• Podsumowanie prac organizacyjnych (kwiecień - czerwiec):
• Odbyły się dwa spotkania robocze projektantów systemu z przedstawicielami uczelni zainteresowanych projektem USOS, cel: uzyskanie jak największej ilości informacji na temat obsługi spraw studenckich na poszczególnych uczelniach.
• Przygotowano narzędzie internetowe o nazwie "postulator ", pozwalające wprowadzić postulaty poprzez podglądarkę sieciową.
• 22 maja spotkali się projektanci bazy z przedstawicielami uczelni informatycznych oraz z kierownikami grup programistycznych. Temat spotkania: współpraca techniczna i programistyczna.
• Spotkanie w Lublinie.
• Spotkanie grupy sterującej.
• Wyłonienie grupy wydziałów, które zaoferowały się do przeprowadzenia pilotażowego wdrożenia programu.
• Przygotowano kilka projektów uchwał dla rady wydziału.
• Uzupełniono katalog przedmiotów.
• Prace organizacyjno - implementacyjne:
• zorganizowanie w okresie wakacji obozu pracy dla grup programistycznych zainteresowanych wdrożeniami (30 godzin - wykład, 60 godzin - zajęcia laboratoryjne),
• po zakończeniu obozu kontynuacja prac implementacyjnych we własnych ośrodkach,
• na przełomie lipca i sierpnia, zebranie bardziej wartościowych fragmentów oprogramowania, które następnie będą scalone,
• początek września - rozpoczęcie prac wdrożeniowych,
• planowane wyjazdy do ośrodków partnerskich.
• Rozwój systemu USOS w okresie ostatnich 2 miesięcy:
• prace projektowe: gotowy projekt modułu, który będzie się zajmował śledzeniem programu pojedynczego studenta realizującego program studiów,
• opracowano funkcjonalność modułu do zaliczania etapów studiów, opracowana logiczna struktura i funkcjonalność modułu internetowego,
• opracowana metoda utrzymywania spójności słowników w obrębie logicznej instalacji.
• Prace wdrożeniowe:
• zakupiono nowy serwer,
• rozpoczęto szkolenie personelu,
• moduł do ewidencji studentów i nauczycieli - zaawansowany w 80%,
• ewidencja jednostek organizacyjnych - 80%,
• katalog przedmiotów - 60%,
• katalog certyfikatów - 40%,
• rozliczanie studentów z ich programów - 30%,
• moduł do obsługi kierunków i toku studiów - 30%,
• plany zajęć, moduł stypendialny zaawansowano - ok. 5%,
• Model logiczny programu studiów określa na ile USOS, który powstanie, będzie adoptowalny dla potrzeb konkretnych uczelni - możliwe jest definiowanie wielu programów studiów w ramach tego samego kierunku, np. dla różnych roczników studentów,
• wymagania dotyczące kolejnych etapów rozliczeniowych, które służą do rozliczania studenta z realizacji całego przebiegu studiów,
• etapy rozumiane jako najmniejsze jednostki rozliczeniowe (semestr, rok, cały etap licencjatu, trymestr),
• przenoszenie studenta pomiędzy etapami,
• korzystanie z biblioteki,
• wybór specjalizacji.
• Wymyślenie nowej organizacji: podstawą jest wydzielenie 2 baz. Jedna baza centralna - baza Oracle ( wprowadzanie do niej danych i uzyskiwanie z niej danych ). Część danych możliwa do szerokiego upowszechnienia będzie umieszczona w oddzielnej zewnętrznej bazie danych (baza niekomercyjna, bezpłatna). Ponieważ będzie to osobna baza, łatwiejsza będzie ochrona centralnej bazy danych. Również koszt, ze względu na ilość koniecznych licencji będzie mniejszy.
• Dostępność danych z bazy zewnętrznej przez internet (import danych z bazy centralnej do bazy zewnętrznej przez internet może odbywać się ręcznie, za pomocą dyskietki lub elektronicznie):
• katalogi przedmiotów,
• katalogi programów,
• plany zajęć,
• listy zaliczeń studentów.
• Ważne jest również aby informacje były przekazywane w drugą stronę (studenci będą mogli rejestrować się na zajęcia poprzez moduł internetowy).
• Elektroniczne protokoły.
• Działanie modułu internetowego.
• Co powinny zacząć robić jednostki, które są zainteresowane wdrożeniem tego systemu:
• zorganizowanie zaplecza informatycznego,
• zakup serwera,
• drugi serwer dla modułu internetowego (ze względów bezpieczeństwa lepiej, żeby to był osobny komputer),
• zaplecze ludzkie (administrator sieci komputerowej, administrator bazy danych głównie bazy Oracle'a, specjalista do spraw studenckich, programiści),
• licencje Oracle'a,
• szkolenie pracowników,
• wprowadzenie zasady odpowiedzialności.

W trakcie dyskusji głos zabrali: mgr W. Moniuszko, inż. W. Radke, prof. dr hab. M. Kręglewski, prof. dr hab. W. Krajewska, prof. dr hab. D. Badura, prof. dr hab. J. Madey, prof. dr hab. M. Kowalski, prof. dr hab. A. Budzisz, prof. dr hab. W. Froncisz, dr hab. J. Mincer - Daszkiewicz.

Zwrócono uwagę na następujące problemy:

• zmiana platformy systemowej nie wiąże się z dodatkowymi kosztami,
• informacje o strukturze będą dostępne po 12 lipca,
• przewidywane jest połączenie pomiędzy zajęciami a salami dydaktycznymi,
• możliwość weryfikacji,
• powody rozbicia na bazę centralną i zewnętrzną: finanse, bezpieczeństwo, efektywność,
• propozycja spotkania z przedstawicielami ministerstwa w celu dyskusji aspektów prawnych wprowadzenia systemów informatycznych.

Prof. dr hab. J. Madey zaproponował termin następnego spotkania pod koniec roku 2000.

Prof. dr hab. M. Kręglewski zobowiązał się do podjęcia rozmów z prawnikami celem przygotowania porozumienia wstępnego i pewnej konstrukcji prawnej, ponieważ na spotkaniu jednodniowym nie ma możliwości przygotowania takiego dokumentu.

Prof. dr hab. J. Madey wystąpił z prośbą aby uczelnie zgłaszały swój akces i dokonały samooceny jakie mają możliwości ludzkie i lokalowe, aby poprowadzić ten projekt. Przedstawienie lokalizacji jeżeli siebie się widzi, argumenty za, lub jeżeli nie to gdzie ewentualnie widzi się taką lokalizację.

Prof. Jackowski zapytał - kto może być członkiem konsorcjum? Cała uczelnia czy również poszczególne jednostki?

Prof. dr hab. J. Madey - myślano o całej uczelni. Jeżeli jednostka będzie chciała przystąpić do konsorcjum, to będzie musiała zabiegać np. poprzez rektora.

Prof. Marek Kowalski zaprosił uczestników spotkania na prezentację centralnej rejestracji objętej projektem NET.

Prof. dr hab. J. Madey na tym zakończył spotkanie o godzinie 15.45.